Guide complet
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Les principales fonctionnalités de la GMAO
Une GMAO moderne offre une gamme complète de fonctionnalités afin de répondre aux besoins des entreprises.
Il faut noter que les besoins, le niveau de détail et donc les fonctions utiles d’une GMAO varient en fonction de l’acteur.
Les principales fonctionnalités d'une GMAO moderne
- Gestion des actifs
La GMAO permet de recenser tous les ouvrages et équipements d’une entreprise (machines, véhicules, bâtiments, etc.) dans une base de données centralisée. Chaque actif peut être accompagné d’informations détaillées : constructeur, numéro de série, date d’achat, historique des pannes, plan 2D/3D, etc. Il est crucial d’intégrer tout type de gamme de maintenance (liste d’actions/opérations, questionnaires que doit réaliser l’intervenant sur les ouvrages et sur les équipements). Cette phase initiale est essentielle car elle permet de virtualiser l’actif dans le niveau de détail nécessaire et suffisant à son exploitation maintenance. La GMAO doit être suffisamment souple pour s’adapter à tout type de format et de structure d’information en fonction du niveau de détail nécessaire et de la complexité du site à maintenir. Il faudra par exemple intégrer toute définition, description quelle que soit sa longueur et toutes les caractéristiques des équipements qui peuvent être très variées en fonction de leur nature. La cerise sur le gâteau est de disposer d’une GMAO qui peut importer les données déjà présentes dans une maquette numérique BIM. Enfin, cette phase peut être confiée pour complétude ou réalisation d’un inventaire complet par un prestataire de maintenance à travers ses services de « prise en charge » des actifs à maintenir au titre de son contrat. - Planification et suivi du contrôle réglementaire
Si une GMAO doit être impérativement mise en place, c’est pour assurer la sécurité des biens et des personnes par la planification, la réalisation, l’éventuelle remise en état de marche de tout ouvrage et équipement concerné par cet enjeu obligatoire. Le code du travail, de la construction, de la santé publique ou de l’environnement impose une vérification régulière des actifs en fonction de leur destination et de leur usage. Cette conformité est régulièrement auditée par les bureaux de contrôle et engage la responsabilité pénale du mandataire social de l’entreprise qui possède et/ou utilise l’actif immobilier. La GMAO permet de ne rater aucun contrôle et de suivre la bonne conformité en question, surtout à l’échelle d’un parc de grande taille et/ou multisites. - Maintenance réglementaire
A partir des audits des Bureaux de Contrôle, la GMAO doit permettre de récupérer automatiquement les réserves/observations. L’application doit alors créer des interventions spéciales pour ce type d’action afin de piloter, de suivre et de rendre compte du traitement effectif de ces réserves/observations. Cette fonctionnalité permet de garantir le traitement rigoureux de ces tâches sensibles et de grandement faciliter leur réalisation. - Maintenance curative
Le grand service d’une GMAO est de faciliter la déclaration d’un incident en précisant son contexte et en prévenant directement l’intervenant qui doit se déplacer et assurer la remise en service. Les dépannages sont considérablement simplifiés et accélérés et moins fastidieux à la fois pour le demandeur et l’intervenant. - Planification de la maintenance préventive
Plutôt que d’attendre qu’une panne survienne, la GMAO aide à planifier des interventions régulières pour éviter des dysfonctionnements comme remplacer une pièce avant qu’elle ne s’use complètement. L’étendue et la fréquence des interventions planifiées sont arbitrées en fonction de la criticité des ouvrages et des équipements ainsi que du coût de leur entretien. - Gestion des ordres de travail (OT)
Les interventions planifiées et les demandes sont centralisées dans la GMAO à travers une interface qui facilite le meilleur arbitrage et la meilleure optimisation des tournées.
Les techniciens reçoivent des ordres de travail clairs avec des instructions précises. La GMAO suit l’avancement des tâches et archive les rapports une fois les interventions terminées. Les ordres de travail peuvent être de tout type, d’un contrôle réglementaire à un projet de rénovation en passant par une réparation ou un nettoyage à réaliser. Un ordre de travail doit pouvoir être lié à d’autres pour suivre les dépendances opérationnelles. Chaque OT peut être décomposé en tâches et avec ou sans gamme de maintenance. La décomposition en tâches permet de suivre les phases d’opérations importantes et de les visualiser directement en diagramme de Gantt.
Toutes les activités des équipes y compris les trajets sont décomptées et valorisées automatiquement par la GMAO qui produit les feuilles de temps indispensables au suivi des ressources humaines. - Gestion de projet
La GMAO doit intégrer des fonctionnalités permettant de gérer des interventions exceptionnelles de plus grande ampleur sous la forme de projet, comme par exemple un chantier de rénovation ou de remise aux normes. La GMAO doit gérer la déclaration des budgets engagés, regrouper en temps réel toutes les interventions et tous les coûts de l’opération. La GMAO doit aussi gérer et suivre la planification des différentes phases sous la forme de diagramme de Gantt. - Gestion des stocks et des pièces détachées
Le logiciel de GMAO permet de suivre l’approvisionnement et l’utilisation des stocks de pièces détachées. Il surveille les niveaux de stock des pièces nécessaires à la maintenance et envoie des alertes lorsque les seuils critiques sont atteints. Il déclenche le réapprovisionnement en fonction de seuils paramétrables et des délais de livraison. - Gestion des contrats
Que ce soit de la maîtrise d’ouvrage vers le fournisseur/prestataire ou du prestataire vers ses clients, la GMAO doit intégrer la gestion des engagements contractuels. Les montants engagés ou budgets, les indicateurs du contrat, notamment les SLA (Service Level Agreement), doivent être déclarés et suivis en temps réel dans la GMAO. La plateforme doit aussi comptabiliser tous les coûts de maintenance afférents à chaque contrat (main-d’œuvre, déplacements, remplacement de pièces, stock) et permettre de les suivre par rapport au budget engagé. Dans tous les cas, la GMAO doit assurer le suivi de la rentabilité des contrats afin de s’assurer de la bonne réalisation des prestations, de leur qualité et du retour sur investissement (ROI). - Gestion des devis et des commandes
Dans le cadre des contrats de maintenance ou dans des cas exceptionnels, la GMAO doit permettre à une maîtrise d’ouvrage de demander un nouveau chiffrage à un ou plusieurs prestataires. Cette dernière doit également pouvoir demander à ses sous-traitants un devis. Dans tous les cas, la GMAO doit permettre de réaliser facilement un devis à partir de lignes d’articles créées à la volée ou issues du BPU (Bordereaux de Prix Unitaires) du marché/contrat. La GMAO doit permettre la soumission du devis et la validation + signature de celui-ci selon le niveau d’engagement financier. La GMAO doit également permettre de déclencher un Ordre de Service ou d’envoyer directement la commande suite à la validation du devis. - Gestion des budgets, des coûts et des dépenses
Le coût d’exploitation maintenance sur 15, 20 ou 30 ans d’un actif représente 75 % de son coût. Les engagements financiers sont donc conséquents et il est indispensable de les optimiser au mieux. Une GMAO intégrant ce suivi permet en moyenne de réduire de 15 % les coûts d’exploitation maintenance. La GMAO intègre l’estimation et la planification budgétaire affectée aux opérations d’entretien et de maintenance sur plusieurs années (Plan Pluriannuel de Maintenance et de Travaux). Toutes les opérations prévues et imprévues, tout approvisionnement de stocks, de sous-traitance et de prestations sont alors comptabilisées en temps réel afin de suivre le bon respect des budgets et de pouvoir les réajuster sur les années suivantes. - Analyse et rapports
Grâce à des tableaux de bord et des indicateurs clés de performance (KPI) temps réels, les responsables peuvent analyser les coûts, les temps d’arrêt, l’efficacité des interventions et le suivi des dépenses. La GMAO permet de partager les prévisions, les réalisations et leurs écarts ainsi que de suivre les engagements contractuels des prestataires. - Mobilité
Avec l’évolution des technologies et du travail de plus en plus nomade, de nombreuses GMAO proposent des applications mobiles permettant aux techniciens de recevoir des notifications, consulter des plans ou signaler des anomalies directement sur le terrain. Les GMAO les plus avancées et les plus modernes sont nativement mobiles, ce qui permet de disposer des fonctionnalités de façon plus fiable et opérationnelle en toute circonstance. - Plateforme collaborative
La Gestion Exploitation Maintenance (GEM) d’actif implique plusieurs acteurs tels que la foncière, le locataire, les usagers, le gestionnaire, les prestataires, les intervenants et les bureaux de contrôle. Afin d’éviter de créer et déclarer autant de description de l’actif que d’acteur, il est essentiel d’assurer une virtualisation unique par un référentiel maitre où la déclaration d’un équipement est réalisée une seule fois. C’est autour de de référentiel intègre, à jour et partagé que les fonctions métiers doivent être assurée. La GMAO doit impérativement gérer cet aspect en n’exposant que les informations utiles pour chaque acteur. Toute action, demande, traitement, intervention doit alors être réalisé en prévenant et en impliquant l’acteur concerné au bon moment, au bon endroit. La GMAO doit ainsi intégrer un moteur de notification des événements pour chaque acteur en fonction de son intérêt, de la tâche qu’il doit réaliser et des médias de communication qu’il utilise au quotidien.
Les logiciels de GMAO existent sous différentes formes, adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. Du modèle On-Premise, offrant un contrôle total mais nécessitant une infrastructure robuste, à la GMAO SaaS, plus flexible et accessible via le cloud, chaque option a ses avantages et inconvénients. Certaines entreprises privilégient des solutions open source pour leur personnalisation, tandis que d'autres optent pour des GMAO spécialisées ou des systèmes intégrés à un EAM pour une gestion plus globale. Une approche moderne, la GMAO "Best of Breed", permet de combiner plusieurs outils spécialisés via des API pour maximiser la flexibilité et l’évolutivité.
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