Tout savoir sur la GMAO 5/6

1- Constituer votre équipe projet

Avoir le sponsor de la direction de l’entreprise. Constituer une équipe d’utilisateurs moteurs sur la base du volontariat en impliquant les référents les plus réfractaires.

2- Partager les enjeux de la GMAO

Communiquer, déterminer à quoi va servir l’outil, les améliorations qu’ils va offrir et les gains pour chaque catégorie d’utilisateur.

3- Déterminer toutes les difficultés à lever pour améliorer leur quotidien. Évaluer et recenser les problèmes & besoins avec eux.
Cette étape préalable identifie les objectifs (réduire les pannes, gérer les stocks, etc.) et les besoins attendus par les différentes catégories d’utilisateurs. On retrouve les responsables de service maintenance, de services généraux, de direction technique, les administrateurs de l’application, les superviseurs/coordinateurs/planificateurs, les gestionnaires, les usagers (demandeurs), les prestataires, les chargés d’affaires et les intervenants/techniciens. La réussite du projet sera plus garantie et rapide en spécifiant ce à quoi la GMAO doit servir plutôt que de spécifier comment elle doit fonctionner. Il est essentiel de se cantonner à formuler le cœur des besoins en évitant la perfection ou trop de détails, de repartir des fonctionnalités standard d’une GMAO sans imposer une solution.

4- Choix du logiciel

Bien s’assurer que le fournisseur ait bien compris les enjeux et les attentes afin qu’il soit le plus impliqué et en phase avec le donneur d’ordre. S’assurer du niveau d’engagement du fournisseur et de sa capacité à travailler dès la phase de consultation.

• Celui-ci doit avoir fait ses preuves et proposer une GMAO intuitive, moderne, évolutive et rapide à mettre en place.

• Le coût du projet en plus des licences témoigne de la complexité et des difficultés de mise en œuvre du logiciel. Un projet standard moyen avec les données du référentiel déjà recensées et sans interface avec d’autres logiciels doit nécessiter entre 15 et 30 jours de travail.

• Il est conseillé de travailler avec une tarification des licences logicielles qui ne s’appuie pas sur le nombre d’utilisateurs car plus compliqué à gérer et source de mauvaises surprises sur les coûts.

• Le progiciel de GMAO doit avoir une approche métier et non informatique avec une interface graphique intuitive, fluide et facile d’usage.

• Il est conseillé de choisir une GMAO nativement SaaS dans un seul data center et non hébergée en « ASP » afin de pouvoir centraliser beaucoup de données et d’actifs surtout sur les applications d’envergure. Le meilleur gage de performance est de demander combien d’équipements est capable de gérer la GMAO. Plus il sera élevé, plus le logiciel aura de grande capacité de performance.

• La GMAO doit être proposée dans un environnement sécurisé contre tout vol et toute perte de données. Il est conseillé de choisir une GMAO très souple sur la configuration des champs avec des formulaires personnalisables à tous les niveaux (référentiel, gamme de maintenance, Ordre de Travail, etc.).

• Les applications mobiles doivent être 100 % disponibles en progressive webapp afin de garantir la vélocité, la fiabilité et le bon fonctionnement quelle que soit la qualité ou la présence du réseau (5G, Wifi, etc.).

• L’accès à la GMAO doit se faire en SSO (Single Sign On). En effet, la connexion se fait par l’approbation de l’annuaire informatique de l’entreprise (ex Office/Copilot 365 – Azure) ce qui évite aux utilisateur de devoir ressaisir un identifiant et un mot de passe pour accéder à la GMAO. L’utilisateur est automatiquement reconnu par la GMAO et l’accès est sécurisé au maximum en s’appuyant notamment par l’authentification 2 facteurs (MFA2) du système d’information.

• La GMAO doit disposer d’API afin d’interopérer si nécessaire avec les autres applications du Système d’Information.

• Les GMAO les plus avancées actuellement sont celles qui intègrent nativement le contrôle réglementaire sur l’ensemble de leur cycle de vie. Ces fonctionnalités aideront grandement toutes les maîtrises d’ouvrage et les donneurs d’ordre à relever les défis de conformité de leurs actifs et de la tenue des commissions de sécurité.

• De nos jours, la GMAO ne peut plus se limiter aux aspects techniques du métier de la maintenance, mais doit disposer de toutes les fonctions de collaboration fluide avec les acteurs de l’immobilier (usager preneur, propriétaire bailleur, gestionnaire, prestataire, bureau de contrôle,…). Elle doit aussi nativement disposer de fonctions administratives et financières pour suivre en temps réel, les budgets, les chiffrages, les dépenses, les contrats avec leur engagements, les renouvellements et les échéances importantes.

Il existe une centaine de progiciels de GMAO sur le marché, et le choix est parfois difficile, car certaines solutions paraissent séduisantes ou équivalentes. Il est indispensable d’examiner comment l’application se paramètre, car c’est surtout à ce niveau que se trouvent les plus grandes complexités de mise en œuvre et de maintenance. Il est essentiel que non seulement la partie exploitation, mais aussi la partie configuration soient intuitives et faciles d’usage. En général, plus la GMAO est complète, plus elle est complexe, voire une véritable usine à gaz à mettre en place et à maintenir. Cela est souvent le cas des logiciels existants depuis de nombreuses années : l’adaptation délicate aux nouvelles technologies et les enrichissements fonctionnels successifs conduisent à une plus grande instabilité, à une moindre performance et à une complexité de mise en œuvre accrue.

Il est fortement recommandé de choisir une moderne GMAO véloce, fluide, logique, à la fois très souple et facile à configurer. La notion de contrôle réglementaire doit être native, tout comme le suivi des SLA. La technologie doit être par conception 100 % cloud et mobile, et pouvoir fonctionner sur tout type de périphérique, quelle que soit la taille de l’écran (ordinateur de bureau, multi-écrans, portable, tablette, smartphone, etc.).

Actuellement, sur le marché, la plateforme de GMAO FMaint basée sur Dimo Maint FM est l’une des plus véloces, des plus souples, des plus intuitives et adaptées au métier de la maintenance technique administrative et financière tout en étant à la fois ouverte et rapide de mise en œuvre.